Jira en 2021: una guía para implementarlo en tu equipo

Vista inicial de Jira

En los últimos años, Jira se ha convertido en el software de project management go-to en muchos rubros, especialmente en desarrollo de software y productos.

En un mundo poblado de herramientas que le compiten, como Asana, Monday, Basecamp, entre otras, hoy te compartimos una guía en la que analizamos la versión 2021 de Jira, y por qué nos apoyamos en este software en Cultura IT.

¿Para qué se utiliza Jira?

Desde sus comienzos, Jira ha crecido a tal punto de englobar todo tipo de project management.

En nuestro caso, como software factory apoyada en SCRUM como metodología de trabajo, Jira es nuestra base de trabajo.

Por otro lado, por ejemplo, tenemos colegas como empresas basadas en productos SAAS, enfocadas en iterar esos productos constantemente, que no se apoyan en SCRUM, y que también utilizan Jira para gestionar los proyectos.

La plataforma ayuda a todo tipo de proyectos, como desarrollo de software, project management agile, tracking de bugs, management de SCRUM, management de contenidos, marketing, entre otros.

Kanban

Los tableros kanban se utilizan hace muchos años, y la empresa madre de Jira, Atlassian, al adquirir Trello, una de las herramientas de project management basadas en Kanban más utilizadas, incluyó la tecnología de este producto en Jira, generando grandes mejoras.

Crear un tablero kanban en Jira es muy simple, y se puede hacer tanto desde el setup inicial, o incluso agregando uno a un proyecto ya existente.

El mismo Jira te va a ayudar a hacerlo mediante un tutorial cuando estés creando un flujo de trabajo.

Tablero kanban (board) de Jira

La ventaja de los tableros kanban es la visualización del estado de todas las tareas del proyecto, y cómo cada tarea se va moviendo a través del tablero.

Con esto último podemos entender qué tipo de tareas se mueven con fluidez, y cuáles se traban con más frecuencia.

Sumado a esto, al contar con drag-and-drop (arrastrar y soltar), usar un tablero kanban te permite administrar tareas de marketing, bugs, desarrollo de software, y todo tipo de proyecto.

Utilizando Jira para SCRUM

Jira te permite crear tableros especialmente para scrum, con la posibilidad de gestionar sprints y backlog.

Si tu proyecto es muy grande y requiere muchos procesos para llegar a su finalización, el mismo Jira te va a ayudar a simplificar la ejecución mediante sprints más chicos.

Configurar un tablero de scrum es tan simple como seleccionar la opción “scrum” durante el set up inicial de Jira, o crear un tablero scrum nuevo en tu proyecto existente (al igual que con el tablero kanban).

Tablero scrum (board) de Jira

Una ventaja de Jira es que configura los sprints en tableros “mini-kanban”, permitiendo visualizar las tareas a mano sin todo el grueso de información de cada tarea.

Desde ya, podemos alternar entre las vistas kanban y scrum.

Utilizando Jira para desarrollo de software

El proceso de scrum es ideal para el desarrollo de software, y si no tenés experiencia previa con metodologías agile, Jira te ofrece plantillas que te van a ayudar a aprender las bases del proceso.

Una vez que creaste un proyecto de desarrollo podés crear tu backlog, organizarlo en sprints, y planificar el release.

Roadmap de proyecto en Jira
Así se ve el roadmap de un proyecto.

Los features más relevantes de Jira

Si bien Jira cubre gran parte de las bases del project management, hay elementos clave que lo diferencian del resto de las herramientas antes mencionadas.

1) Roadmap de proyectos

El roadmap te permite visualizar el proceso de creación del producto que estás trabajando, incluyendo una tabla de tiempo, dirección, lista de tareas a completar, y objetivos a corto y largo plazo, todo en una sóla vista.

Estos roadmaps ayudan a:

  • Ejecutivos que quieren tanto presentar el progreso del desarrollo del producto a los stakeholders como hacer seguimiento de las tareas y los objetivos con el equipo.
  • Equipos de desarrollo que buscan un plano que muestre el proceso para completar un proyecto.
  • Equipos de venta o comerciales que quieren mostrarle a los clientes los features y beneficios que se vienen en un producto.

 

2) Reporting detallado

Jira tiene capacidades de reportes detallados y simples de entender y usar. El sistema de reporting cubre:

  • Tareas creadas vs completadas
  • Las horas que trabajó el equipo (por usuario)
  • Las horas que llevó cada tarea
  • Tracking del tablero de scrum
  • Reportes del sprint

 

3) Tracking de tiempo

Es importante para alguien con el rol de manager entender el tiempo que se invierte en cada tarea o issue para la planificación de futuros sprints y sus estimaciones. Jira nos permite:

  • Reportar las horas trabajadas por día
  • Reportar las horas trabajadas por semana
  • Formatos de tiempo: días, horas, semanas, etc.

Lo bueno de estar apoyados en la suite de Atlassian es que el Marketplace nos ofrece muchas integraciones disponibles que ayudan a trackear las horas trabajadas en cada tarea.

 

4) App mobile

Pocas personas valoran este punto, pero la app mobile de Jira es una herramienta excelente para project managers que están constantemente en movimiento y no tienen las horas disponibles para estar frente al escritorio.

Desde la app mobile se pueden gestionar proyectos y backlogs, crear y editar tareas o issues, y recibir notificaciones sobre las novedades de los proyectos.

Desde ya, la app está disponible para celulares y tablets iOS y Android.

 

5) Seguridad

Siendo un ítem poco valorado, la confidencialidad de los proyectos es de suma importancia.

Jira nos permite varias herramientas de seguridad, como el ingreso mediante Okta y OneLogin, autenticación de dos factores, permisos para cada cuenta, y controles de contraseñas.

¿Es conveniente usar Jira?

Habiendo tantas opciones compitiendo en el mercado, no podríamos decir que Jira es la mejor herramienta.

Pero definitivamente la elegimos por su complejidad a nivel funcional, ya que nos permite llevar adelante proyectos basados en SCRUM con comodidad, permitiendo la fácil integración del equipo y cliente, y la visualización completa de los sprints, las tareas y el día a día.

Para equipos que resuelven proyectos no apoyados en SCRUM o quizás de un tamaño o complejidad pequeño, herramientas como Trello o Asana pueden ser ideales. Especialmente cuando no se requiere reporting, el time tracking y roadmaps.