¿Cómo definir el alcance de un proyecto IT?

En CulturaIT hemos analizado en detalle la industria IT en Argentina de los últimos años. No solo participamos en proyectos interesantes, sino que también charlamos con muchos CTOs y gerentes de sistemas sobre las problemáticas de los desarrollos IT.

Hemos concluido que uno de los mayores tabúes de las software factories y clientes es el alcance de un proyecto de desarrollo.

A veces es porque el objetivo no está claro. 

Esto es porque el alcance no lo está. 

Vamos a ir paso a paso definiendo todo lo necesario para lograr el alcance correcto.

 

Objetivos

En los proyectos divididos por fases, la definición de los objetivos deberá ser efectuada por fase y para el conjunto del proyecto.

En aquellos proyectos que se ejecutan para terceros, la definición del alcance se empieza durante la preparación de la oferta en la fase comercial, y se define totalmente durante las primeras reuniones con el cliente, por lo que es interesante que el Project Leader participe o conozca el trabajo realizado en esta fase.

A la hora de definir el alcance es importante recordar que este es equivalente a un objetivo, por lo que este debe seguir el criterio de ser SMART.

  • S (Specific) – Definido sin ambigüedades
  • M (measurable) – Debe ser posible definir unos parámetros cuantificables.
  • A (Achievable) – Tiene que existir una forma que posibilite su consecución.
  • R (Realista) – Tiene que ser factible según los recursos y plazo disponibles.
  • T (Time-related) – Tiene que tener una duración determinada.

 

Alcance

Todas las actividades que componen el proyecto o la fase van a estar enfocadas a conseguir el objetivo principal, por lo que los recursos, plazos, costos, tareas, etc que necesitemos considerar en el proyecto van a depender de este. 

El objetivo va determinar la finalización del proyecto, por lo que una indefinición en el alcance puede implicar dificultades para cerrar este.

Un ejemplo:

  • Alcance del proyecto A: construir un edificio
  • Alcance del proyecto B: construir un edificio de 15 pisos según el proyecto ejecutivo adjunto, y con un plazo máximo de 48 meses.

¿Podrías calcular los costos del proyecto A?

Según esta definición el edificio podría tener 2 o 20 pisos, y así sucesivamente. Si queda libre a la interpretación, el alcance no está definido.

 

Métodos de definición

Existen muchas formas de definirlo, a continuación dejamos ejemplos de las más utilizadas.

  • Project charter 
  • Matriz RACI
  • Table Top Drawing 

 

Project Charter o texto

Como su nombre indica consiste en definir con palabras el alcance del proyecto. Este es el método que se usa cuando redactamos una definición de alcance, (más conocida como cotización de un proyecto IT). 

Muchas veces este modelo de propuesta puede estar vinculada a una RFQ (Request For Quotation), que no es más que la definición del alcance que hace el cliente (o nosotros) a la hora de comprar. 

En un proyecto interno este documento se sustituye por el project charter.

Cuando se describe el alcance de un proyecto mediante palabras es importante que la descripción sea lo más concisa y directa posible, asegurándose que el documento generado contenga todos los puntos para que el objetivo pueda ser considerado SMART.

Podés descargar el Project Charter de Cultura IT haciendo click en este link

Matriz RACI

La matriz de responsabilidad se conoce comúnmente como matriz RASCI o RACI, utilizando las siglas de los diferentes roles que se pueden asumir delante de una determinada tarea:

  • R (Responsable) – Responsable de su ejecución, de forma directa o supervisando un equipo
  • A (Aprobador) – Aprueba y concluye tareas si considera que se alcanzaron los objetivos
  • S (Soporte) – Da soporte en la ejecución de la tarea aunque no es responsable de ella. En la matriz RACI esta figura puede omitirse.
  • C (Consultor) – Ayuda a llevar la ejecución de la tarea adelante, sin participar de la misma.
  • I (Informado) – Debe ser informado de los avances y ejecución de la tarea, sin que ella participe en ella.

 

Podés descargar la Matriz RACI en este link

Table Top Drawing

La Table Top Drawing es una forma visual de definir el alcance de un proyecto y como este se distribuye entre los diferentes integrantes. Consiste en una representación esquemática del proyecto, mostrando los componentes o áreas principales que lo componen en diferentes colores en función de quien sea el responsable. 

Es una herramienta que tanto puede usarse para definir el límite del alcance en la fase de inicialización como para definir responsabilidades dentro del equipo del proyecto.

La ventaja de la Table Top Drawing es que al tratarse de un diagrama visual, facilita ver el proyecto en su conjunto y detectar puntos de interacción entre los diferentes integrantes del proyecto, que serán aquellos donde potencialmente pueden surgir más problemas.